• 中国平煤神马集团行政公文格式与审核细则
  • 中国平煤神马集团行政公文格式与审核细则

    为保证中国平煤神马集团公文格式的规范、统一、庄重、美观,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)、《党政机关公文格式(GB/T9704-2012)》及《河南省人民政府办公厅关于印发河南省人民政府公文形式与格式细则的通知》(豫政办〔2012〕143号)精神, 结合企业实际,制定本细则。

    第一章  集团行政公文文种

    第一条  根据中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日发布的《党政机关公文处理工作条例》,结合企业实际,中国平煤神马集团行政公文主要有5类形式15个文种。5类文件形式即为:《中国平煤神马集团文件》、《中国平煤神马集团综合办文件》、《中国平煤神马集团董事长办公会议纪要》、《中国平煤神马集团总经理办公会议纪要》、《中国平煤神马集团会议纪要》。15个文种即为:决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

    第二条 《中国平煤神马集团文件》由总经理签发;但涉及组织人事、资产资源、经营计划、重要财务资金、项目建设等事项的由董事长签发,或由董事长委托总经理签发。

    《中国平煤神马集团综合办文件》由综合办主任签发;但涉及重大事项的由总经理签发。

    《中国平煤神马集团董事长办公会议纪要》由董事长签发。

    《中国平煤神马集团总经理办公会议纪要》由总经理签发。

    《中国平煤神马集团会议纪要》由主持会议的集团领导签发;但安全办公会及受总经理委托召开的会议纪要由总经理签发。

    第三条  《中国平煤神马集团文件》适用范围如下:

    (一)上报的请示、报告,提请集团同级职工代表大会或者职代会联席会审议的议案,对全国、省人大建议提案办理情况的答复,对全国、省政协提案办理情况的答复,对基层单位涉及全局性的重要请示事项的批复;

    (二)安全生产的重要决定和年度安全指标的下达;

    (三)年度生产经营、投资计划和利润分配的安排;

    (四)企业组织机构的设置合并、分立变更及副处级以上干部的任免;

    (五)生产经营、资产管理及涉及职工切身利益的重要方案;

    (六)监察审计的安排部署及意见;

    (七)集团行政规章(办法、规定)和章程;

    (八)成立领导小组组长为董事长或总经理的非常设机构;

    (九)印发上级领导同志在集团视察工作时的重要讲话;

    (十)制发贯彻上级领导机关重要工作部署的实施意见;

    (十一)在集团年度安全工作会议、五一表彰大会、创先争优表彰大会上,对集团组织评选的先进集体和先进个人的表彰。

    第四条  《中国平煤神马集团综合办文件》适用范围如下:

    (一)属于各部门、单位职权范围内的各项工作的安排意见;

    (二)经集团领导同意,以集团综合办名义,代集团对下级机关的批复、通知;

    (三)经集团领导同意,以集团综合办名义,代集团向兄弟单位或市政有关部门等不相隶属机关联系、商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项;

    (四)下发各类会议通知;

    (五)节假日放假通知,庆祝节日安排单位摆放鲜花;

    (六)转发上级部门文件,转发不相隶属单位的文件;

    (七)由战线、部门分管领导组织评选,报请集团主要领导同意,以战线名义对系统内先进单位和先进个人的表彰;

    (八)其他需要以综合办名义印发的文件。

    第五条  《中国平煤神马集团董事长办公会议纪要》适用记载和传达董事长办公会议情况和议定事项。《中国平煤神马集团总经理办公会议纪要》适用记载和传达总经理办公会议情况和议定事项。《中国平煤神马集团会议纪要》适用记载和传达除董事长办公会、总经理办公会以外的其他的以集团名义召开的会议情况和议定事项。

    第六条  各文种的适用范围如下:

    (一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

    (二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

    (三)命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。

    (四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

    (五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

    (六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

    (七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    (八)通知。用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布行政规章,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,设置合并、分立变更企业组织机构,任免和聘用干部。

    (九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

    (十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

    (十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

    (十二)批复。适用于答复下级机关请示事项。

    (十三)议案。用于集团行政按照法定程序向同级职工代表大会或者职代会联席会提请审议事项。

    (十四)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

    (十五)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

    第二章 集团行政公文格式

    第七条  组成公文的各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线(宽度同版心,即156毫米)以上的部分称为版头,公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体,公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称版记。

    第八条  公文版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等内容。

    (一)份号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行(见豫政办〔2012〕143号文标样一)。

    (二)密级和保密期限。如需标注密级,一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行,两字之间空1字(见豫政办〔2012〕143号文标样一);如需同时标注密级和保密期限,用3号黑体字顶格编制在版心左上角第二行,密级两字之间不空格,和保密期限之间用“★”隔开,保密期限中的数字用阿拉伯数字标注(见豫政办〔2012〕143号文标样二)。
        (三)紧急程度。如需标注紧急程度,一般用3号黑体字顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列(见豫政办〔2012〕143号文标样二)。

    (四)发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,对一些特定的公文可只标注发文机关全称或规范化简称。发文机关标志居中排列,上边缘至版心上边缘为35毫米。发文机关标志用红色小标宋体字,中国平煤神马集团文件字号为20毫米×14毫米 (见豫政办〔2012〕143号文标样一)、中国平煤神马集团综合办文件字号为18毫米×12毫米 (见豫政办〔2012〕143号文标样三)。

    中国平煤神马集团及综合办与其他机关联合行文时,其发文机关标志字号大小可根据联合行文单位多少作适当调整,但字体不变。联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布(见豫政办〔2012〕143号文标样五、六);如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。

    (五)会议纪要的特定格式。《中国平煤神马集团董事长办公会议纪要》、《中国平煤神马集团总经理办公会议纪要》、《中国平煤神马集团会议纪要》,发文机关标志由会议名称加“纪要”组成,居中排布,上边缘距版心上边缘为35毫米,用红色1号小标宋体字。密级和保密期限、紧急程度的标注同第八条(二)、(三)。纪要编号居中编排在发文机关标志下空2行位置。如需标注“出席、列席、与会人员”,应于正文(或附件说明)下空1行,左空2字用3号黑体字标注。会议纪要不加盖公章。发送范围在版记处以“本期发”的形式左空1字用4号仿宋体字编排(见豫政办〔2012〕143号文标样十、十一、十二、十三、十四)。

    (六)发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为001),在阿拉伯数字后加“号”字。下行文和平行文发文字号在发文机关标志下空2行位置,用3号仿宋体字居中排布(见豫政办〔2012〕143号文标样一);上行文发文字号居左空1字编排(见豫政办〔2012〕143号文标样二)。发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽的红色分隔线(见豫政办〔2012〕143号文标样一)。

    (七)签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成, 居右空1字,编排在发文机关标志下空2行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字(见豫政办〔2012〕143号文标样二)。

    如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。发文字号应始终与最后一个签发人姓名处于同一行,并使红色分隔线与之的距离为4毫米(见豫政办〔2012〕143号文标样五)。

    第九条  公文主体包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等内容。

    (一)标题。规范的公文标题应包括发文机关名称、事由、文种(向上行文或向集团外部行文时,要求使用规范的公文标题;集团内部的下行文或平行文,为避免公文标题过长、不方便引用叙述,可节省标题中的机关名称)。

    标题文字应力求准确简要,除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。标题一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空2行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。

    批转或转发的文件,标题一般不冠机关名称, 在标题下面注明机关名称和年、月、日,并用圆括号括起来(见豫政办〔2012〕143号文标样六)。如机关过多或名称过长与日期无法排在同一行,圆括号只括年、月、日,不括机关名称(见豫政办〔2012〕143号文标样一)。

    (二)主送机关。主送机关名称应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。标题下空1行,居左顶格用3号仿宋体字标注,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。机关名称排列,首先是主送机关,其次是其他机关。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中,编排方法同抄送机关。

    (三)正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。文中结构层次序数可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注,一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。若文件较长时,可用章节式编排,“第*条”等用黑体字编排,“第*条”内的下一层次用“(一)”标注(见豫政办〔2012〕143号文)。

    (四)附件说明。公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.××××”),附件顺序号后用小圆点;附件名称后不加标点符号;附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐(见豫政办〔2012〕143号文标样二)。

    (五)发文机关署名。如需标注发文机关署名,应当使用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如命令(令)等需要由签发人署名的,应当写明签发人职务并加盖签发人签名章。联合行文时,发文机关署名的顺序应与发文机关的排列顺序一致。

    (六)成文日期。成文日期以会议正式通过或发文机关负责人最后签发日期为准,联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。若领导签发后因特殊情况未能及时发文, 耽搁时间长,导致公文不能正常运行,应在丝毫不影响原领导签发意见的前提下,由公文审核人员酌情研究确定成文日期。成文日期一般右空4字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)(见豫政办〔2012〕143号文标样一)。

    (七)印章。

    1.加盖印章的公文。

    印章用红色,不得出现空白印章。

    单一机关行文时,不署发文机关署名,印章顶端上距正文(或附件说明)一行之内,端正、居中下压成文日期(见豫政办〔2012〕143号文标样一)。

    联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列,每排最多排三个印章,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端上距正文(或附件说明)一行之内(见豫政办〔2012〕143号文标样五)。

    2.不加盖印章的公文。

    单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空1行右空2字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移2字;如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空2字编排,并相应增加发文机关署名右空字数(见豫政办〔2012〕143号文标样十五)。

    联合行文时,应先排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

    3.加盖签发人签名章的公文。

    单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空2行右空4字加盖签发人签名章,签名章左空2字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空1行右空4字编排成文日期(见豫政办〔2012〕143号文标样九)。

    联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。签名章用红色。

    4.特殊情况处理。

    当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

    (八)附注。公文如有附注,用3号仿宋体字居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行,如“(此件不公开报道)”等。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话(见豫政办〔2012〕143号文标样二)。

    (九)附件。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。在附件左上角第一行用3号黑体字顶格编排“附件”二字,两字之间空1字;有顺序号时标注顺序号,“附件”二字之间不空字(见豫政办〔2012〕143号文标样二)。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

    如附件与正文不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及顺序号。

    第十条  版记包括抄送机关、印发机关和印发日期等内容。

    (一)版记中的分隔线及位置。版记中分隔线与版心同宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(高度为0.35毫米),中间的分隔线用细线(高度为0.25毫米)。首条分隔线位于版记第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。版记应置于公文最后一页(封四),版记的最后一个要素置于最后一行(见豫政办〔2012〕143号文标样一)。

    (二)抄送机关。公文如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期上一行,左右各空1字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐;在最后一个抄送机关名称后标句号(见豫政办〔2012〕143号文标样一)。如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应将主送机关置于抄送机关上一行,之间不加分隔线。

    (三)印发机关和印发日期。一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空1字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字(见豫政办〔2012〕143号文标样一)。印发机关统一使用发文单位规范办公室简称,如“中国平煤神马集团综合办”。

    第十一条  页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在版心下边缘之下,数字左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7毫米。单页码居右空1字,双页码居左空1字。版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

    第十二条  公文中表格。公文如需附表,对横排A4纸型表格,页码位置与公文其他页码保持一致。即:应将页码放在横表的左侧(单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角),单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
        公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四可不放页码,且应将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。

    第十三条  公文中使用的计量单位、标点符号和数字等,应严格按照有关国家标准和规定执行。其中计量单位的用法应符合《国际单位制及其应用(GB3100)》、《有关量、单位和符号的一般原则(GB3101)和GB3102(所有部分)》,标点符号的用法应符合《标点符号用法(GB/T15834)》,数字用法应符合《出版物上数字用法(GB/T15835)》。

    第十四条  公文印刷应用A4型纸,其成品幅面尺寸为210毫米×297毫米,左侧装订。版心尺寸为156毫米×225毫米(不含页码)。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。正文印刷一般每面排22行,每行排28个字。

    第三章 集团行政公文审核

    第十五条  草拟公文应当做到:

    (一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。如提出新的政策、规定时,要切实可行并加以说明。

    (二)文种正确,格式规范,内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,条理清楚,表述准确,文字精炼。公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

    (三)公文涉及其他单位或者部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关单位或者部门意见,上交领导审批前完成文件会签,达成一致意见。

    (四)应当使用国家法定计量单位。人名、地名 、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

    (五)结构层次序数,第一层为“一、”或“第*条 ”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

    (六)公文使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

    (七)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

    第十六条  公文文稿签发前,先由文件起草单位的办公室或文件起草部门的综合科初审,然后再交集团综合办审核。初审及审核的工作内容及重点如下:

    (一)行文理由是否充分,行文依据是否准确,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的要求。

    (二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策,是否完整准确体现发文机关意图,是否同现行有关公文相衔接、避免同相关文件冲突,所提政策措施和办法是否切实可行。

    (三)涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见,是否完成文件会签。

    (四)文种是否正确,格式是否规范;文章是否简洁、主题是否突出、观点是否鲜明、结构是否严谨、条理是否清楚、表述是否准确;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

    (五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

    第十七条  经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

    第十八条  公文文稿交集团领导审批同意后,在正式印制之前,要经集团综合办主任签发,并经综合办核稿人员复核。复核的重点是:领导修改意见是否完全、规范纳入公文,审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,公文格式是否规范统一。

    第十九条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》的规定,及时整理归档4份文件,个人不得保存应当归档的公文。归档时,文件签批手续不全的要及时补签。

    第二十条  本细则自文件印发之日起开始执行,原有规定与本办法不一致的,以本办法为准。本文解释权归集团。


     
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